Se pueden hacer muchas acciones en redes sociales para dar a conocer un evento: crear un «evento» en Facebook, una landing page donde comprar las entradas, un inbound con una introducción a las materias del evento y, por supuesto, una estrategia de contenidos que genere expectación e interés por atender el evento, ya sea un evento profesional o un evento de ocio como un concierto o un mercadillo. Este año hemos realizado varios eventos que, con diferentes objetivos, hemos ayudado a difundir con éxito, tanto en la venta de entradas como en la visibilidad de los mismos.

Enumeramos algunos contenidos y acciones para dar a conocer un evento con éxito:

• Los ponentes como reclamo. Hablar con ellos con anterioridad para que su charla o ponencia genere el interés de la audiencia y darla a conocer a través de una entrevista, «twittentrevista» (entrevista realizada en Twitter), vídeo donde el ponente invita a los potenciales asistentes (sobre todo si es una figura conocida), gráficas con algunas píldoras de la ponencia que sean resultonas y abran boca, y por supuesto que tengan claro el hashtag y la cuenta del evento y lo muevan en sus redes sociales para darles visibilidad.
• Hashtag oficial del evento. Fijar un hashtag sencillo, que haga de branding del evento, no lleve muchos caracteres (entre 9 y 15) y no contenga muchas siglas o números para evitar confusión. El hashtag debe estar fijado desde el principio para que se pueda comenzar a utilizar e ir introduciendo cuestiones relacionadas con el evento. Por supuesto hay que utilizar una herramienta de monitorización desde el principio para medir la profundidad y el éxito del mismo. También es importante que haya referencias físicas al hashtag en el lugar del evento (carteles o proyecciones), y si hay presentador que recuerde al público que pueden realizar consultas o comentarios usando el hashtag.

• Retransmisión en redes. Idealmente a través de streaming para que el evento vaya más allá del lugar físico, y si hay personas en casa, en el trabajo, etc., puedan seguirlo y plantear cuestiones o comentarios aunque no estén presentes. A veces esto no es posible, con lo que limitamos el evento a la presencia física, pero podemos realizar una retransmisión a través de Twitter e Instagram utilizando el hashtag y resumiendo cada una de las charlas o ponencias en algunos twitts o stories de Instagram que den lugar a conclusiones, y porqué no, el debate que proponga cada ponente. En el caso de un concierto no tenemos esta necesidad, ahí podemos ir compartiendo pequeños vídeos y fotografías que ayuden a hacerse una idea del evento y de cómo se está desarrollando. Un consejo: mejor que haya varias personas tuiteando para evitar saturación del Community Manager y aportar también diferentes puntos de vista o estilos.
• Atención al cliente. Utilizar el hashtag y las redes sociales para aclarar cualquier tema relacionado con la logística del evento, y así evitar problemas físicos a la hora de entrar o en el desarrollo del evento. Es conveniente dar a conocer a través de redes sociales las particularidades que pueda tener el evento, como las cuestiones de entrada y salida, horarios, accesos,… además de tener una pequeña página de preguntas más frecuentes bien visible en la web.
• Influencers. Puedes invitar a algunos usuarios que hagan un buen trabajo en redes sociales y tengan audiencias afines para que den a conocer su asistencia al evento a sus seguidores y así hacer el evento más visible. No tienen porqué ser influencers con muchísimos seguidores, a veces simplemente se hacen búsquedas de personas afines a las temáticas y se les invita a venir o a comentarlo a sus seguidores, bien ofreciendo sorteo de entradas o un descuento para poner en valor su sugerencia.
• Publicidad. Reforzar los contenidos publicados en redes con publicidad de alcance, publicidad para generar asistentes al evento o tráfico a la web. Es importante atacar por varios frentes para asegurarnos afinar con el público objetivo y conseguir el aforo previsto. No desestimes la publicidad en Twitter, ya que para temáticas profesionales funciona muy bien aunque sea más cara. Tampoco hay que descartar la publicidad convencional en prensa o webs afines a algunos colectivos si el evento es sobre temas concretos para un determinado público.

Esperamos que con estas conclusiones que sacamos de los últimos eventos en los que hemos trabajado en este trimestre os ayudemos a potenciar cualquier evento o a confiar en profesionales que os ayuden a llevarlo a cabo con éxito.